PT. JAWA SATU POWER

Kepada: Peserta Tender

PENDAHULUAN

Pembangkit Listrik Tenaga Gas dan Uap IPP Jawa-1 CCGT (“Proyek IPP Jawa-1”) adalah proyek yang ditender oleh PT PLN (Persero) dan diberikan kepada konsorsium PT Pertamina (Persero), Marubeni Corporation, dan Sojitz Corporation.

Konsorsium tersebut membuat proyek IPP yang bernama PT Jawa Satu Power (“JSP”), dimana proyek ini termasuk perancangan, pembiayaan, pembangunan, kepemilikan, dan pengoperasian fasilitas pembangkit listrik tenaga gas dan uap dengan kapasitas 1760MW

Untuk mengakomodasi operasi pembangkit listrik, JSP membutuhkan Jasa yang tertulis dalam Surat Permintaan Proposal (SFP) ini

1. DESKRIPSI LAYANAN

1.1 Tujuan Tujuan dari dokumen SPP ini adalah untuk mengundang peserta tender untuk mengajukan proposal atas Jasa yang memenuhi persyaratan berdasarkan dokumen RFP ini

Perusahaan Anda diundang untuk mengambil bagian dalam proses ini dan memberikan proposal yang terbaik

1.2 Ruang Lingkup Layanan

Peserta Tender harus menyediakan ruang lingkup Layanan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Lampiran 1 Lingkup Layanan dalam dokumen RFP ini

1.3 Hukum dan Peraturan

a. Peserta tender harus mengikuti hukum dan peraturan di Indonesia sesuai dan tidak terbatas dengan ketentuan yang diatur dalam Lampiran 2 Lembar Syarat dari dokumen RFP ini

b. Jika terjadi perubahan hukum dan peraturan selama periode kontrak, Vendor terpilih harus mengikuti perubahan tersebut

2. INFORMASI UNTUK PESERTA TENDER

2.1 Persyaratan Administrasi

a. Proposal harus menampilkan nomor RFP yang tersedia di bagian depan dokumen ini

b. Harap kirimkan proposal dengan 2 lampiran:

1) Proposal teknis yang berisi teknis dari jasa dan tanpa ada Informasi harga untuk keperluan evaluasi teknis

2) Proposal komersial secara details yang hanya berisi Informasi harga   

c. Jika Vendor baru, Peserta tender harus menyerahkan dokumen legal berdasarkan Informasi dalam form vendor registration

d. Persyaratan administrasi lainnya yang diatur dalam Lampiran 2 Lembar Syarat dari dokumen SPP ini

2.2 Persyaratan Teknis

Peserta tender harus mengikuti persyaratan teknis sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Lampiran 2 Lembar Syarat dari dokumen RFP ini

2.3 Persyaratan umum

a. Proposal peserta tender diharapkan ditulis dalam bahasa Inggris

b. Harga Proposal dalam:

Indonesia Rupiah/IDR (untuk vendor lokal) Harga di luar Pajak/Retribusi daerah (PB1) Pajak Penghasilan (PPh) akan mengacu kepada peraturan perpajakan

c. Standar jangka waktu pembayaran adalah 30 hari kalender (yang diutamakan) setelah bagian finance menerima dokumen penagihan beserta dokumen pendukung (Bukti penerimaan jasa selama periode yang ditagihkan, fhotocopy Kontrak) yang sudah diverifikasi oleh bagian teknis

d. Menyediakan informasi Bank pada dokumen penawaran harga yang setidaknya terdiri dari: Nama Bank, Alamat Bank, Nomor Rekening, Nama Pemilik Rekening

e. Proposal harus di tandatangani oleh mimimum level Director

f. Soft copy dokumen proposal dapat diserahkan ke email berikut:     procurement@jawasatupower.com ; rangga.irzad@jawasatupower.com

Hard copy dokumen proposal dapat di serahkan ke alamat berikut:

PT Jawa Satu Power

Up Panitia Pengadaan

Jl. Simpang Tiga Pertagas, Cilamaya Wetan, Kab. Karawang

3. ADMINISTRASI PROSES PENGADAAN

3.1 Tahapan proses Pengadaan

a. Pengiriman dokumen RFP

b. Penerimaan proposal teknis dan komersial

c. Evaluasi, Klarifikasi dan Negosiasi

d. Pengumuman pemenang tender

3.2 Jadwal Kegiatan Pengadaan

Peserta tender harus mengikuti jadwal kegiatan pengadaan sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Lampiran 2 Lembar Syarat dari dokumen SPP ini

3.3 Bentuk Proposal

Semua tanggapan terhadap proposal ini harus mengikuti struktur yang diberikan di bawah ini :

a. Ringkasan eksekutif

b. Profil perusahaan

Jelaskan bisnis inti, produk, layanan, customer, penghargaan, dll perusahaan anda

c. Lingkup layanan

d. Rincian harga(dalam dokumen terpisah)

3.4 Kriteria layanan

a. Kriteria evaluasi berdasarkan pertimbangan proposal peserta tender atas kualitas, teknis, harga, persyaratan administrasi dan manajemen proyek.

b. JSP tidak menyatakan bahwa ini adalah kriteria yang tetap dan berhak untuk menyesuaikan kriteria evaluasi setiap saat

c. Semua proposal dari peserta tender akan dievaluasi dan jika ditemukan tidak memenuhi persyaratan SPP ini akan dinyatakan gagal dan tidak akan dilanjutkan ke tahap evaluasi berikutnya

d. JSP memiliki hak mutlak untuk menerima atau menolak setiap proposal atau membatalkan proses tender dan menolak semua proposal setiap saat tanpa kewajiban apapun kepada Peserta tender atau pihak lain

3.5 Syarat – syarat dan ketentuan

a. Dokumen SPP ini bukan penawaran untuk kontrak, tetapi permintaan proposal.

b. Persiapan dan pengajuan proposal tidak mengikat JSP untuk memberikan bisnis kepada peserta tender mana pun meskipun semua persyaratan telah sesuai.

c. Peserta tender diharapkan untuk memeriksa semua instruksi, formulir, persyaratan dan spesifikasi terkait yang terkandung dalam SPP ini. Kegagalan untuk mengikuti instruksi yang diberikan, syarat dan spesifikasi dan/atau untuk menyerahkan formulir yang diminta akan menjadi risiko peserta tender dan dapat mempengaruhi evaluasi proposal.

d. Proposal harus menawarkan layanan untuk total pengadaan. Proposal yang hanya menawarkan sebagian dapat ditolak.

e. Proposal komersial dari peserta tender harus jelas dan lengkap, termasuk penjelasan tentang semua pajak dan biaya.

f. JSP berhak mengubah, menambah, menarik atau memodifikasi persyaratan secara keseluruhan /sebagian dan mencari peserta tender tambahan untuk mengajukan proposal. JSP juga berhak untuk menerima atau menolak setiap atau semua tanggapan terhadap RFP dan untuk mengadakan diskusi dan/atau negosiasi dengan lebih dari satu peserta tender yang memenuhi syarat pada saat yang sama jika tindakan tersebut adalah demi kepentingan terbaik JSP

JSP dapat mengubah RFP untuk alasan apa pun, baik atas inisiatifnya sendiri atau sebagai tanggapan atas klarifikasi yang diminta oleh peserta tender. Setiap perubahan harus diterbitkan secara tertulis atau email kepada semua peserta tender. JSP dapat, atas kebijakannya sendiri, memperpanjang batas waktu pengajuan proposal

g. Peserta tender menanggung semua biaya yang terkait dengan persiapan dan pengajuan proposal, termasuk namun tidak terbatas pada kemungkinan biaya untuk membahas proposal, membuat presentasi, negosiasi proposal, kunjungan ke factory dan biaya terkait lainnya.

JSP tidak akan bertanggung jawab / berkewajiban atas biaya-biaya tersebut, terlepas dari proses / hasil dari proses seleksi

h. Modifikasi proposal yang sudah diajukan akan diizinkan jika diajukan secara tertulis sebelum batas waktu pengajuan proposal

3.6 Tata tertib pengadaan

a. Peserta tender harus mengakui dan mengikuti bahwa bisnis dilakukan secara ketat sesuai dengan hukum yang berlaku, peraturan dan aturan denga standar etika tertinggi yang selanjutnya dijelaskan dalam etika Bisnis JSP

b. Peserta tender yang memerlukan klarifikasi tentang masalah teknis, kontrak atau komersial dapat memberi tahu JSP melalui email dan JSP akan menanggapi dengan email untuk setiap permintaan klarifikasi RFP.

c. Semua tanggapan terhadap RFP ini harus lengkap dan ringkas. Peserta tender harus mengajukan proposal mereka sesuai dengan semua persyaratan SPP. Penyimpangan, klarifikasi dan/atau pengecualian harus diidentifikasi dengan jelas dan dicantumkan secara terpisah sebagai item alternatif untuk dipertimbangkan. Meskipun demikian, Anda diperbolehkan untuk menawarkan alternatif untuk memenuhi tujuan dan sasaran JSP

d. Kecuali jika komentar lisan tambahan diminta secara khusus, komunikasi lisan di luar lingkup prosedur yang dirinci dalam RFP ini tidak akan dipertimbangkan sehubungan dengan proposal

e. Tidak disetujuinya proposal tidak menyiratkan kritik apa pun terhadap proposal dan/atau implikasi apa pun bahwa proposal itu tidak memadai, artinya hanya peserta tender lain yang dianggap lebih menguntungkan JSP dan/atau JSP telah menolak semua proposal. Setelah pengumuman dan pelaksanaan perjanjian yang mengikat, JSP mungkin akan memberi tahu peserta tender yang gagal

f. Pernyataan yang diketahui, atau kemudian ditemukan tidak akurat atau menyesatkan dapat mendiskualifikasi Peserta tender dari partisipasi lebih lanjut dalam proses evaluasi

4. LAMPIRAN

Lampiran-lampiran dalam dokumen SPP ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan serta mengikat yang terdiri dari:

a. Lampiran 1: Lingkup Layanan

b. Lampiran 2: Lembar Syarat

5. KETENTUAN LAIN LAIN

a. Dokumen ini disediakan dalam bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris, jika terjadi suatu pertentangan maupun perbedaan penafsiran antara versi bahasa Indonesia dengan Bahasa Inggris, versi bahasa Indonesia yang akan berlaku sepanjang mengenai pertentangan maupun perbedaan penafsiran tersebut

b. Dokumen ini termasuk materi dan informasi lain yang diberikan, berisi informasi hak milik dan rahasia yang diberikan kepada peserta tender untuk digunakan secara eksklusif dalam mengevaluasi dan menyiapkan penawaran harga. Jika sewaktu-waktu peserta tender memutuskan untuk tidak menanggapi RFP ini, harap hancurkan semua salinan dokumen dan konfirmasi non-partisipasi baik secara tertulis atau melalui email

c. Dokumen ini tidak boleh di duplikasi dan tidak boleh diungkapkan atau didistribusikan kepada pihak ketiga mana pun. Peserta tender harus menjaga kerahasiaan dokumen ini dan salinannya dengan tingkat kepedulian yang sama

Cilamaya, 15 July 2021

Pantia Pengadaan

 

Lampiran 1

Lingkup Layanan

Ruang lingkup Layanan dalam SPP ini harus terdiri dari hal-hal berikut dan rincian masing-masing akan dijelaskan dibawah ini:

1. Jasa catering berupa:

a. Catering - Makan pagi

b. Catering - Makan Siang

c. Catering - Makan Malam

d. Snack

e. Extra food

f. Jasa Catering atau permintaan snack lainnya misalnya Kerja lembur, agenda perusahaan, meeting, seminar, atau agenda lainnya

2. Jumlah porsi adalah: 

a. Catering, Snack dan Extra food adalah : 100 –200 porsi per hari

b. Permintaan Catering dan Snack lainnya (Kerja lembur, agenda perusahaan, meeting, seminar, atau agenda lainnya): jumlah porsi akan di informasikan pada 3 hari sebelum pelaksanaan

3. Catering yang disediakan dalam bentuk prasmanan atau dalam kotak makanan dengan menu yang setara prasmanan

4. Snack dan Extra food yang disediakan di dalam kotak makanan

5. Penyediaan Catering dilakukan dalam 4 kali per hari pada hari kerja:

a. Makan Pagi paling lambat pukul 06.30wib 

b. Makan Siang paling lambat pukul 11.30wib

c. Makan Malam shift 2 paling lambat pukul 18.30wib

d. Makan Malam shift 3 paling lambat pukul 23.00wib

6. Penyedian Snack rutin dilakukan 2 kali per minggu di hari Senin dan Jum’at pada setiap jam 10.00wib, Jika terdapat hari libur nasional di hari Senin atau Jum’at, maka penyediaan snack rutin di majukan pada 1 hari sebelumnya

7. Extra food dilakukan 2 kali per hari di hari kerja

a. Shift 2 mulai pukul 19.00wib – 20.00wib

b. Shift 3 mulai pukul 23.00wib – 24.00wib

Menu Extra food untuk pekerja yang bekerja di malam hari akan sesuai dengan kalori dan nutrisi berdasarkan standard yang di tetapkan UU ketenagakerjaan atau peraturan pemerintah lain yang berlaku

8. Menu Catering untuk makan pagi setidaknya terdiri dari:

a. Menu sarapan standar

b. Buah

c. Air: Air mineral (350ml)/kopi/teh/susu, dll

9. Menu Catering untuk makan siang dan makan malam setidaknya terdiri dari:

a. 2 Porsi menu utama: ayam/ikan/daging/ telur/udang/cumi, dll

b. 2 Porsi menu pendukung: tempe/tahu/ oncom/gorengan, dll

c. Sayur-sayuran

d. Buah

e. Sambal

f. Kerupuk

g. Air: Air mineral (350ml)/kopi/teh/susu, dll

10. Menu snack dan extrafood setidaknya terdiri dari 4 porsi jajanan pasar

11. Vendor terpilih harus melakukan pengantaran sendiri dengan memperhatikan moda transportasi yang digunakan dengan aman dan memenuhi standard untuk menjaga kualitas makanan

12. Vendor terpilih harus menyampaikan persyaratan laporan berikut:

a. Laporan menu Catering, Snack dan Extra food yang akan disajikan untuk minggu berikutnya di setiap hari kamis dan selanjutnya JSP akan menyetujui laporan menu tersebut

b. Laporan actual penyediaan jasa Catering, Snack dan Extra food secara bulanan yang harus mencakup kegiatan harian termasuk jumlah actual porsi yang disajikan beserta fhoto untuk menunjukan Jasa telah dilakukan dengan benar

 

Lampiran 2

Lembar Syarat

1. Penyediaan Catering di lokasi perusahaan yaitu:

PT Jawa Satu Power Jl. Simpang Tiga Pertagas, Cilamaya Wetan, Kab. Karawang

Lokasi bisa berbeda jika ada permintaan resmi secara tertulis dari JSP

2. Peserta tender harus mengikuti hukum dan peraturan di Indonesia termasuk yang berikut tetapi tidak terbatas pada:

a. Peraturan Menteri Kesehatan No 1096 Tahun 2011 tentang Higiene Sanitasi Jasaboga

b. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 715 tahu 2003 tentang Persyaratan Sanitasi Higiene Usaha Jasa Boga

c. Peraturan Menteri Kesehatan No 712 tahun 1986 tentang Persyaratan Kesehatan Jasaboga

3. Persyaratan Administrasi bagi Peserta tender harus memiliki:

a. Surat Izin Usaha Jenis Usaha Jasa Boga/ Catering/Penyedia Makanan dan Minuman

b. Mempunyai kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan

c. Sertifikat halal dari Majelis Ulama Indonesia (MUI) yang masih berlaku, apabila masih dalam proses perpanjangan dibuktikan dengan surat permohonan perpanjangan dari sertifikat lama

d. Sertifikat Manajemen Mutu ISO 9001 2015 tentang Quality management System untuk Catering dan Penyediaan Bahan Makanan bahan mentah yang masih berlaku dan bias divalidasi secara online

e. Sertifikat ISO 14001 2015 tentang system manajemen lingkungan yang masih berlaku dan bisa divalidasi secara online

f. Sertifikat ISO 22000 2018 tentang system manajemen keamanan pangan yang masih berlaku dan bisa divalidasi secara online

g. Sertifikat ISO 45001 2018 tentang system Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja yang masih berlaku dan bisa divalidasi secara online

h. Sertifikat HACCP Hazard Analysis Critical Control Points tentang Analisi Bahaya dan Pengendalian Titik Kritks untuk menjamin keamanan pangan yang masih berlaku dan bisa divalidasi secara online

i. Sertifikat Laik Higienis Sanitasi Jasa Boga Golongan B dari Dinas Kesehatan yang masih berlaku

j. Peserta tender harus memiliki pengalaman penyediaan jasa catering minimal 3 tahun kepada pelanggan dengan jumlah >400 porsiper hari

4. Persyaratan Teknis

a. Spesifikasi dan penjelasan teknis:

1) Memiliki dapur tempat masak yang representive yang dijaga kebersihannya yang berlokasi di sekitar Karawang dibuktikan dengan kepemilikan atau bukti sewa

2) Memiliki beragam peralatan keperluan catering beserta mobil untuk pengiriman

3) Memiliki 2 orang terampil Tata Boga / kepala koki yang bersertifikat kursus laik hygiene sanitasi Jasaboga dan sertifikat HACCP

4) Memiliki Ahli Gizi yang bersertifikat HACCP Hazard Analysis dan Critical Control Point

5) Memiliki tenaga ahli Sanitasi Makanan yang bersertifikat dari Dinas Kesehatan yang masih berlaku

6) Menggunakan bahan - bahan makanan yang segar dan berkualitas

7) Jika catering dilakukan prasmanan, penyajian dilakukan oleh vendor terpilih dengan:

• Menyediakan peralatan makan dan minum (piring makan, sendok makan, garpu makan, sendok teh, gelas minum, gelas kopi teh), sesuai dengan jumlah porsi

• Menyediakan peralatan penyaji lauk pauk dan peralatan pelengkap (termos nasi, tempat saji lauk hewani, tempat saji lauk nabati, tempat sayuran basah dan kering, tempat saji buah, sendok lauk pauk, sendok sayur, tempat kecap & saos sambal, tusuk gigi, tempat tissue) dll, dengan penyajian sistem prasmanan pada meja prasmanan

• Menyediakan man power yang menunggu jika diperlukan untuk melakukan penyusunan menu dan penyajian

• JSP akan menyediakan meja prasmanan besar

• Peralatan catering adalah kewajiban Vendor terpilih

8) Memiliki Standar Operating Prosedur (SOP) terkait pandemic Covid-19

b. Metode pelaksanaan

Peserta tender harus menjelaskan secara detail metode pelaksanaan untuk mencapai persyaratan teknis

c. Perkiraan layanan akan di mulai:

1 November 2021

d. Jangka waktu layanan

Jangka waktu layanan adalah mimimal 1 tahun dan akan dilakukan pengecekan dan review secara bulanan Kontrak dapat diperpanjang untuk tahun berikutnya berdasarkan performance tahun pertama

e. Peserta tender harus menyerahkan copy dokumen yang disebutkan dalam persayaratan administrasi

f. Persyaratan HSE

Peserta tender harus mengikuti persyaratan HSE JSP

5. Jadwal Kegiatan Pengadaan

a. Dokumen surat permintaan proposal (SPP) akan dikirimkan secara resmi melalui e-mail kepada peserta tender pada:

15 Juli 2021

b. Panitia pengadaan akan mengundang peserta tender melalui e-mail untuk menghadiri prebid meeting (Aanwijzing) yang dilakukan secara terbuka bagi peserta tender untuk penjelasan lingkup layanan RFP ini pada:

29 Juli 2021

c. Panitia pengadaan akan melakukan aktivitas kunjungan ke lokasi peserta tender pada:

Akan diinformasikan berikutnya

d. Peserta tender dapat menyampaikan tanggapan secara resmi atas surat permintaan proposal pada:

Sebelum 6 Agustus 2021

e. Batas penerimaan proposal adalah pada:

11 Agustus 2021

f. Pengumuman pemenang tender hanya diberikan kepada vendor terpilih pada:

1 September 2021